Chính sách bảo mật — Magotel PMS
Áp dụng cho ứng dụng di động Magotel PMS (iOS, Android) và hệ thống web đi kèm.
Cập nhật lần cuối: 18/08/2026
Magotel PMS là phần mềm dùng trong nội bộ khách sạn. Người dùng ứng dụng là nhân viên của khách sạn đã đăng ký dịch vụ, không phải khách lưu trú. Ứng dụng không có đăng ký tài khoản công khai.
Ứng dụng không thu thập vị trí, không đọc danh bạ, không dùng mã định danh quảng cáo, và không cài bất kỳ công cụ theo dõi, phân tích hành vi hay quảng cáo nào.
1. Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu
MAGISOLUTION TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY cung cấp phần mềm và hạ tầng, đóng vai trò bên xử lý dữ liệu theo yêu cầu của khách sạn.
Khách sạn sử dụng dịch vụ là bên kiểm soát dữ liệu đối với thông tin khách lưu trú: khách sạn quyết định thu thập gì và dùng vào việc gì. Mọi yêu cầu liên quan tới dữ liệu của một khách lưu trú cụ thể, đề nghị liên hệ trực tiếp khách sạn đó.
2. Dữ liệu thu thập
2.1. Về nhân viên khách sạn (người dùng ứng dụng)
| Dữ liệu | Mục đích |
|---|---|
| Email, họ tên | Định danh tài khoản, hiển thị người thực hiện thao tác |
| Vai trò tại từng khách sạn | Phân quyền — mỗi vai trò chỉ xem được phần việc của mình |
| Mã thiết bị nhận thông báo | Gửi thông báo công việc tới đúng người được giao |
Mật khẩu được lưu dưới dạng băm một chiều, nhân viên MAGISOLUTION không đọc được.
2.2. Về khách lưu trú (do nhân viên khách sạn nhập vào)
| Dữ liệu | Mục đích |
|---|---|
| Họ tên, số điện thoại, email | Liên hệ, xác nhận đặt phòng, lập hoá đơn |
| Số CCCD / hộ chiếu, ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ, giới tính | Khai báo lưu trú với cơ quan công an theo quy định pháp luật Việt Nam; xác minh danh tính khi nhận phòng |
| Thông tin lưu trú: ngày đến/đi, phòng, giá, dịch vụ đã dùng, công nợ | Vận hành khách sạn, lập hoá đơn, kế toán |
| Yêu cầu đặc biệt, ghi chú nội bộ | Phục vụ khách theo yêu cầu |
Đặt phòng đến từ các kênh bán phòng trực tuyến mà khách sạn kết nối được đồng bộ tự động vào hệ thống, kèm thông tin khách do kênh đó cung cấp.
2.3. Ảnh chụp
Nhân viên buồng phòng chụp ảnh tình trạng phòng trước và sau khi dọn, làm bằng chứng khi có khiếu nại về tài sản hoặc chất lượng dọn phòng.
Đây là ảnh phòng ốc và đồ đạc. Ứng dụng không yêu cầu và không nhằm mục đích chụp ảnh con người. Ảnh được thu nhỏ trên máy trước khi gửi và chỉ tài khoản thuộc khách sạn đó mới xem được.
3. Quyền ứng dụng yêu cầu trên thiết bị
| Quyền | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Camera | Chụp ảnh phòng trước/sau khi dọn |
| Thư viện ảnh | Chọn ảnh phòng đã chụp sẵn |
| Thông báo | Báo khi được giao việc dọn phòng, có đặt phòng mới, có đơn gọi món |
Từ chối các quyền này thì những tính năng tương ứng ngừng hoạt động; phần còn lại của ứng dụng vẫn dùng bình thường.
4. Chia sẻ dữ liệu
Dữ liệu nghiệp vụ được lưu trên hệ thống máy chủ do chúng tôi quản lý.
Một số công đoạn kỹ thuật cần tới bên thứ ba cung cấp dịch vụ hạ tầng — ví dụ lưu trữ ảnh và chuyển thông báo tới thiết bị. Các bên này chỉ nhận đúng phần dữ liệu tối thiểu cần cho công việc của họ, xử lý theo chỉ dẫn của chúng tôi và bị ràng buộc bởi hợp đồng về bảo mật.
Ngoài ra, khi khách sạn chủ động kết nối với kênh phân phối phòng trực tuyến, thông tin đặt phòng được trao đổi với kênh đó theo đúng phạm vi mà kênh yêu cầu.
Chúng tôi không bán, không cho thuê, không trao đổi dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba vì mục đích quảng cáo hay tiếp thị.
Dữ liệu chỉ được cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp — trong đó có việc khai báo lưu trú với cơ quan công an, vốn là nghĩa vụ bắt buộc của cơ sở lưu trú.
5. Thời gian lưu trữ
- Dữ liệu đặt phòng, hoá đơn và chứng từ kế toán: lưu theo thời hạn pháp luật về kế toán và lưu trú yêu cầu.
- Ảnh phòng: lưu trong thời gian còn giá trị đối chiếu khiếu nại, sau đó khách sạn có thể yêu cầu xoá.
- Tài khoản nhân viên đã nghỉ việc: khách sạn thu hồi quyền truy cập ngay; dữ liệu thao tác cũ được giữ lại phục vụ đối chiếu nội bộ.
- Mã thiết bị nhận thông báo: xoá ngay khi đăng xuất khỏi thiết bị đó.
6. Bảo vệ dữ liệu
- Toàn bộ kết nối giữa ứng dụng và máy chủ dùng HTTPS.
- Truy cập phân quyền theo vai trò: nhân viên buồng phòng không xem được doanh thu, kế toán không xem được danh sách phòng, v.v.
- Mỗi tài khoản chỉ truy cập được dữ liệu của khách sạn mà mình thuộc về.
- Mật khẩu lưu dạng băm; phiên đăng nhập hết hạn và phải đăng nhập lại.
7. Quyền của chủ thể dữ liệu
Theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, chủ thể dữ liệu có quyền được biết, truy cập, chỉnh sửa, yêu cầu xoá, hạn chế xử lý, rút lại sự đồng ý và khiếu nại đối với dữ liệu cá nhân của mình.
Vì khách sạn là bên kiểm soát dữ liệu khách lưu trú, đề nghị gửi yêu cầu tới khách sạn nơi quý khách lưu trú. Chúng tôi hỗ trợ khách sạn thực hiện các yêu cầu đó về mặt kỹ thuật.
8. Trẻ em
Ứng dụng dành cho nhân viên khách sạn và không hướng tới trẻ em. Thông tin trẻ em chỉ xuất hiện khi khách sạn ghi nhận số lượng và độ tuổi trẻ đi cùng để tính giá phòng đúng quy định — không kèm thông tin định danh riêng của trẻ.
9. Thay đổi chính sách
Khi có thay đổi, bản cập nhật sẽ được đăng tại chính địa chỉ này kèm ngày cập nhật mới. Thay đổi lớn sẽ được thông báo tới khách sạn đang sử dụng dịch vụ.
10. Liên hệ
MAGISOLUTION TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY
Email: hello@magisolution.com
Website: magisolution.com